LES NOTES DE FRAIS PROFESSIONNELS
Hormis l’indemnité liée aux trajets domicile-travail, l’indemnité repas (repas durant les horaires de travail), etc…, un salarié peut être amené à engager des frais dans le cadre de son activité, de son poste, mais toujours dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre de son objet social. On parle alors de frais professionnels ou de note de frais.
Il existe plusieurs catégories de frais professionnels :
1- Les frais liés aux déplacements professionnels
Afin de se rendre à un rendez-vous client, ou dans le cadre de la prospection, ou autre déplacement dans l’intérêt de l’entreprise, en partance du lieu de travail vers la destination, la société peut avoir besoin de demander à son salarié de faire usage de son véhicule personnel. Dans ce cas de figure, l’employeur est censé indemniser son salarié. Il pourra alors soit se baser sur le barème forfaitaire kilométrique, soit rembourser les frais réels engagés par le salarié sur présentation des justificatifs.
Le salarié peut également être amené à avancer des frais pour le compte de l’employeur. C’est notamment le cas pour les titres de transport (avion, train, taxi) ou des frais de location de véhicule etc… Attention, la TVA n’est jamais déductible sur les frais de transport de personnes.
2- Autres frais professionnels
Il existe certaines situations durant lesquelles, le salarié avance de sa poche des frais, pour le compte de l’entreprise. Il peut s’agir de l’achat de fournitures, de consommable, ou de matériel, utiles à la réalisation de son travail.
Le salarié peut également réaliser des rendez-vous professionnels en engageant des frais de représentation par exemple (invitation d’un client ou d’un partenaire au restaurant). Ceci n’a rien à voir avec les frais de repas pour un salarié en déplacement. Dans ce cas, le salarié prépare ce que l’on appelle une note de frais, regroupant l’ensemble des justificatifs engagés pour le compte de la société.
Enfin, l’employeur pourra prendre en charge les frais de téléphone, internet, et autres dépenses, jusqu’à 50% des frais réels ou en tenant compte de la consommation réelle du salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Aucune indemnité forfaitaire n’est admise.
En principe la TVA est déductible pour la plupart des frais.
Conclusion
Pour conclure, le versement d’une indemnité ou du remboursement des frais réels sur présentation des justificatifs n’est pas imposable et non soumis à cotisations sociales lorsque les conditions requises sont respectées. Il ne faut pas confondre, bien que la distinction soit compliquée, les frais professionnels engagés dans le cadre de l’activité et pour l’intérêt direct de la société, des frais liés aux déplacements du salarié. Toute dépense injustifiée, n’étant pas engagée dans l’intérêt de l’entreprise, ou dont le montant serait excessif pourra être requalifiée en salaire.
A voir également:
- Frais de déplacement des salariés domicile-travail
- Les tickets restaurant
- L’indemnité pour grand déplacement
- Les frais de repas pour petit déplacement
Pour plus d’information: Faites appel à votre expert comptable installé à Clichy et Paris pour vous accompagner et mettre en place l’organisation des notes de frais et vérifier le respect des obligations en vigueur.
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