Les frais de déplacement des salariés domicile-travail
Chaque employeur doit prendre en charge tout ou partie des frais engagés par un salarié dans le cadre de ses déplacements entre le lieu de résidence et le lieu de travail.
Ces dépenses sont déductibles du résultat fiscal de l’employeur, et non soumises à cotisations sociales sous certaines conditions.
1. Utilisation des transports public ou en commun du lieu de résidence vers le lieu de travail
a. Obligations
En matière de frais de déplacements du lieu de résidence vers le lieu de travail, tous employeur, sans distinction de taille d’entreprise ou de nombre de salariés, est tenu de couvrir pour partie, le montant des frais engagés par chaque salarié. Seuls les frais de transports publics (transports en commun : ratp, sncf, …), ainsi que les frais de location de vélos publics entrent dans l’obligation de prise en charge. Ce qui exclut donc les frais de déplacements engagés par l’utilisation d’un moyen de transport privé ou personnel
b. Conditions
L’employeur est obligé de prendre en charges les frais de déplacements uniquement si le salarié présente l’un des titres de transport suivants :
- Abonnement périodique souscrit auprès de la RATP, la SNCF ou autre société de transports publics.
- Titre d’abonnement périodique pour la location de vélos publics (abonnement Vélib…)
Les titres unitaires de transport ne sont pas remboursables.
c. Modalités de prise en charge
L’employeur est tenu de rembourser les frais engagés par le salarié dans la limite de 50%. Pour un salarié qui a plusieurs employeurs, l’employeur ne sera pas obligé de participer aux frais de déplacements engagés, si le salarié est déjà indemnisé à hauteur de 50% de ses frais de déplacements par ses autres employeurs.
Cette prise en charge est cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique.
d. Traitement fiscal et social
L’indemnité de transport n’est soumise à aucune cotisation sociale et à aucun impôt dans la limite de 50% de prise en charge. Au-delà, si les frais de transports publics correspondent à un éloignement d’une convenance personnelle du salarié sans autre contrainte, les charges sociales s’appliqueront sur la totalité de la partie excédentaire.
e. Particularité pour le salarié à temps partiel
Lorsqu’un salarié à temps partiel est présent en entreprise pour un nombre d’heure supérieur à la moitié de la durée légale ou conventionnelle, il bénéficiera des mêmes modalités de prise en charge qu’un salarié à temps plein. Dans le cas contraire, la prise en charge sera proportionnelle à son nombre d’heures effectuées.
2. Utilisation d’un moyen de transport privé du lieu de résidence vers le lieu de travail
a. Conditions
Si le salarié décide d’utiliser un moyen de transport privé pour se déplacer de son lieu de résidence vers son lieu de travail, l’employeur pourra, s’il le souhaite, participer aux frais engagés par le salarié, dans des conditions précisées ci :
- Le salarié n’a pas accès aux transports en commun du fait de sa situation géographique ou des horaires de travail particulier.
- Le salarié réside en dehors du périmètre Ile de France, et d’un périmètre de transport urbain (Article 22 de la loi 82-1153).
- Le salarié ne bénéficie pas d’un véhicule mis à disposition permanente par son entreprise ou d’un service de transport gratuit pour les salariés.
- Le salarié ne doit pas habiter à proximité immédiate de l’entreprise dans des conditions où il n’a pas nécessité à utiliser un moyen de transport quelconque pour se rendre à son lieu de travail.
Dans ce cas, le salarié ne pourra prétendre au remboursement de son titre de transport en commun. L’employeur devra appliquer la même proportion de prise en charge pour l’ensemble des salariés concernés par ce dispositif facultatif.
b. Modalités de prise en charge
L’employeur pourra prendre en charge, sur présentation des justificatifs du salarié, les frais d’essence et de consommation électrique pour les véhicules ou vélos électriques, aussi appelé « prime transport ». Cette prime est limitée à 200€ par an, par salarié n’est pas cumulable avec la déduction forfaitaire spécifique.
Il pourra également verser des indemnités kilométriques calculées sur la base des trajets domicile-travail effectués, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel. L’employeur devra cependant être en mesure de présenter la carte grise du véhicule utilisé, la distance parcourue, le nombre de trajets réalisés…
c. Traitement fiscal et social
D’un point de vue fiscal et social, la « prime transport » sera exonérée d’impôt et de cotisations sociales dans la limite de 200€ par an et par salarié. Au delà de cette limite, le montant est alors considéré comme un avantage en nature et donc soumis à cotisations sociales et imposable.
L’indemnité kilométrique est exonérée sans limitation spécifique à condition qu’elle corresponde à une réalité en terme de trajets et frais engagés.
d. Particularité pour le salarié à temps partiel
Lorsqu’un salarié à temps partiel est présent en entreprise pour un nombre d’heure supérieur à la moitié de la durée légale ou conventionnelle, il bénéficiera des mêmes modalités de prise en charge qu’un salarié à temps plein. Dans le cas contraire, la prise en charge sera proportionnelle à son nombre d’heures effectuées.
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