Siège social

1- Qu’est qu’un siège social ?

Toute société à l’obligation d’avoir une adresse de siège social. Il s’agit du lieu où la société est administrée, reçoit ses courriers, et où siège la direction. Cette adresse doit impérativement être inscrite dans les statuts de la société. La société pourra bien évidemment changer de siège social en cours de vie. Dans ce cas, il faudra impérativement effectuer les modifications juridiques qui s’imposent (vote en assemblée général, modification des statuts, formalités au Centre de formalités des Entreprises).

Pour une entreprise individuelle, micro entreprise, ou profession libérale, le siège social correspond généralement à l’adresse administrative de l’entrepreneur.

Qu’il s’agisse d’une société ou d’une entreprise individuelle, le lieu d’activité peut être différent du lieu du siège social. On parle alors d’établissement secondaire (pour les sociétés), et de lieu d’exercice de la profession (pour les entrepreneurs, professions libérales).

2- Peut on fixer le siège social à son domicile ?

Pour les sociétés, seul le dirigeant ou mandataire social de la société peut domicilier la société. Par conséquent, dans le cadre d’une SAS, le siège social peut être établi au domicile du président ou du directeur général. Il ne pourra en aucun cas être fixé au domicile d’un actionnaire ou d’un associé (Sarl). Dans certains cas particuliers, la législation peut restreindre la domiciliation du siège à 5 ans à compter du jour de l’immatriculation de la société.

L’entrepreneur individuel définit généralement l’adresse administrative et éventuellement l’adresse d’activité professionnelle, à son adresse personnelle. Il n’a pas nécessairement besoin d’avoir un local commercial ou professionnel dédié. Il devra toutefois s’assurer que le règlement des copropriétaires n’interdise pas cette pratique et l’exercice éventuel de sa profession.
Enfin, certains département et villes de plus de 200.000 habitants interdisent la réception de clients et de marchandises à domicile.

Il sera possible dans certains cas, de passer en charges, le loyer concernant l’usage professionnel du domicile. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article à ce sujet en cliquant ici.

3- Qu’en est il de la domiciliation commerciale ?

Le siège social d’une entreprise peut être établi au domicile du représentant légal ou dans un local professionnel loué à cet effet.  Dans ce cas, il faudra vérifier que rien ne s’oppose à l’exercice de l’activité de la société dans ce local.

Cependant, pour des raisons pratiques, il est possible de fixer son siège social dans une société de domiciliation commerciale. Il s’agit de faire appel à une société spécialisée et agréée par la préfecture. Cette dernière a l’obligation de mettre à disposition des sociétés domiciliées, une pièce respectant la confidentialité du client, et permettant la consultation de documents.
La société qui souhaite faire appel à un domiciliataire, devra signer un contrat d’une durée de 3 mois minimum, qu’il fournira au CFE lors de son immatriculation au RCS.

Enfin, une entreprise peut se domicilier dans les locaux d’une société tierce. Un contrat de domiciliation à titre gratuit ou payant doit être établi (sauf pour des sociétés d’un même groupe).

4- L’établissement secondaire

4.1 Qu’est ce qu’un établissement secondaire ?

Comme nous l’avons indiqué, le siège social correspond généralement au lieu d’administration, de gestion, et de présence de la direction. On parle alors de « siège – établissement principal ».

Un établissement secondaire est un lieu distinct du siège social. Selon l’article R.123-40 du code de commerce, cet endroit doit être permanent et doit être administré par une personne pouvant engager des liens juridiques avec des tiers. L’établissement secondaire est généralement un lieu d’exploitation ou de production. Pour autant, il n’a aucune indépendance juridique, puisqu’il est directement rattaché au siège social et à l’entreprise. L’ouverture d’un établissement secondaire ne correspond donc pas à l’ouverture d’une nouvelle entreprise mais uniquement à l’extension de l’entreprise existante.

L’établissement secondaire est identifié au tribunal de commerce par son adresse, et par son SIRET. Le SIRET étant lui-même composé du SIREN du siège social (9 premiers chiffres du numéro d’inscription au RCS), et du NIC (000XX), définit pour chaque établissement.

4.2 Comment ouvrir un ou plusieurs établissements secondaires ?

Une entreprise peut compter un ou plusieurs établissements secondaires. Chacun d’eux doit faire l’objet d’une déclaration d’inscription au RCS compétent. Cette déclaration est essentielle pour les impôts, les URSSAF, et les tiers. Le défaut de déclaration est passible d’une amende maximum de 45.000€ et de 3 ans d’emprisonnement.

Pour déclarer votre établissement secondaire, BM Fiduciaire vous propose un accompagnement et vous conseille. Le coût de cette prestation est de 400€ ht. Il faudra nous fournir un justificatif du local commercial (bail, contrat de domiciliation, etc…), et le kbis de moins de 3 mois de l’entreprise.

5. Peut-on utiliser un logement comme local commercial ?

Dans l’absolu il est tout à fait possible de transformer l’usage d’un local d’habitation pour un usage commercial. Pour cela, il faut effectuer les démarches administratives suivantes :

5.1 Demande d’autorisation de changement d’usage

La première formalité à effectuer est la modification de l’usage du logement. Ceci correspond au statut juridique et son usage à proprement parler. L’usage est géré par la municipalité qui juge de l’équilibre entre locaux à usage d’habitation et locaux commerciaux.
La demande d’autorisation est obligatoire dès lors que vous transformez l’usage d’un local d’habitation, de ses annexes, une chambre de service, etc… Elle est également obligatoire pour les communes de plus de 200 000 habitants et dans certaines autres communes.

La demande est à adresser à la mairie via un formulaire mis à disposition avec une liste de pièces justificatives. L’autorisation, si elle est acceptée, ne peut être que provisoire. En général, elle est uniquement sur la durée d’occupation, et concerner seul le demandeur. L’usage initial est alors rétabli.

5.2 Demande d’autorisation de changement de destination

La demande de changement de destination découle d’une transformation physique et/ou technique du local. Cette transformation se matérialise généralement par la réalisation de travaux. C’est le cas, pour la transformation d’une chambre d’une maison individuelle en parking par exemple.

Pour une transformation sans travaux ou avec un réaménagement intérieur léger, il faut établir une déclaration préalable. Si la transformation passe par la modification de la structure, ou la création d’une surface supérieure à 20m², il faudra impérativement faire une demande de permis de construire.

La demande de changement de destination est à adresser à la mairie avec des pièces à compléter au dossier. Le changement devient alors définitif puisque le local est physiquement transformé.