Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à engager des frais pour le compte de tiers, et notamment pour le compte de vos clients. Vous prévoyez ensuite de refacturer l’ensemble en frais avancés ou en débours, cependant vous ne savez pas ce qui est soumis à TVA.
Nous allons vous détailler ici quelles sont les dépenses et refacturations soumises à TVA et qu’est qu’un débours.
1- De quels frais s’agit il ?
Certains professionnels sont amenés à engager des frais afin de pouvoir réaliser leur mission :
Consultants, prestataires : Frais de repas, voyage, d’hébergement.
Commerçants, vendeur en ligne : Frais de transport, de transit, d’affranchissement.
Avocats, experts comptables : frais de formalités, droit d’enregistrements
Les frais peuvent également correspondre à une avance engagés pour un partenaire de travail, un confrère etc…
2- Quels sont les frais refacturés avec TVA ?
Dès lors que les factures de frais engagés sont établies au nom de votre société, vous devrez émettre une facture pour vous faire rembourser par votre client. Cette refacturation est soumise à TVA. Lorsque les frais sont accessoires à une facturation principale, il conviendra d’appliquer aux frais refacturés, le taux de TVA de la prestation ou de la vente principale. A savoir que si vous facturez une prestation soumise au taux de TVA de 20 %, même si vous demandez le remboursement d’une note de repas (soumise au taux de 10%), vous appliquerez le taux de 20% sur la base hors taxes des frais refacturés.
Toutefois, si vous refacturez des frais de ports ou d’affranchissement (qui sont de base exonérés de TVA), sans réaliser de marge sur le service, les frais de ports seront alors non soumis à TVA. Il sera impératif de refacturer les frais engagés au centime près.
3- Qu’est qu’un débours ?
A la différence de frais avancés « classiques », le débours correspond à la refacturation de frais payés pour le compte ET au nom d’un tiers. Concrètement, on appelle débours, toute refacturation de frais engagés pour un tiers, au centime près, et dont les justificatifs sont établis au nom du tiers.
D’un point de vue fiscal, pour que l’administration admette la qualification de débours, l’entreprise qui avance les frais, doit pouvoir produire à l’administration un mandat explicite lui permettant d’avancer des frais au nom et pour le compte du client.
Les débours sont exonérés de TVA. Comptablement, pour l’entreprise qui avance les frais, il s’agit simplement d’une avance de trésorerie qui sera ensuite remboursée. Lors du paiement des frais, la sortie est comptabilisée au débit du compte 467…, et lors de la facturation, les débours sont comptabilités au crédit du compte 467… ce qui vient solder le compte.
Les débours n’ont donc aucun impact sur le résultat comptable ou fiscal de l’entreprise qui avance les frais. Les débours n’ont également aucun impact sur le calcul de la TVA collectée comme déductible. L’entreprise mandatée ne comptabilise pas la facture en compte 6…, et ne déduit pas la TVA.
Pour le mandant, qui est facturé des débours, il s’agit de rembourser financièrement les frais avancés. On lui transmet les factures qui sont à son nom et qu’il comptabilisera en compte 6…, et déduira la TVA en respectant les conditions habituelles de déduction. Au lieu de mouvementer un compte fournisseur pour les factures de frais, il utilisera un compte 467… au crédit, qui sera soldé par le 467… au débit, dans la facture de refacturation du mandataire.