Vous êtes en phase de création d’entreprise mais avant que celle-ci ne soit immatriculée, vous devez engager des frais. La société n’a pas à cette étape de la constitution, une existence juridique, ni de compte bancaire dédié. Ce sont les associés qui doivent donc avancer les différents frais inhérents à la création de l’entreprise. Nous allons évoquer dans cet article les conditions de fonds et de forme ainsi que les dépenses engagées qui peuvent être prises en charge par l’entreprise.

1- Quelles sont les dépenses engagées pouvant être prise en charge par l’entreprise après sa création ?

Le chef d’entreprise ou / et les associés sont souvent amenés à avancer des frais pour le compte de la société en cours de constitution.
Il s’agit principalement des dépenses suivantes :

  • Dépenses de prestations et honoraires (avocat, expert comptable…),
  • Investissements nécessaires au fonctionnement de l’entreprise comme l’acquisition du matériel informatique ou de production.
  • Dépenses d’installation comme les travaux, le dépôt de garantie du bail, etc..

Dès lors que la dépense a un caractère professionnel, et qu’elle se rattache à l’objet social de la société, elle peut être prise en charge et remboursée par l’entreprise.

2- Quelles sont les conditions de fond et de forme ?

Comme évoqué ci-dessus, afin que la dépense puisse être éligible à un remboursement par l’entreprise, elle doit avec un caractère professionnel, se rattacher à l’objet social et pour l’intérêt de l’entreprise. De plus, la dépense ne doit pas être excessive.

Sur la forme, toute dépense doit faire l’objet d’un justificatif comptable (facture), au nom de la société en formation. La facture ne doit pas dater de plus de 6 mois par rapport à la date de création de l’entreprise sinon la dépense ne pourra pas être intégrée dans les frais de constitution de l’entreprise.

Dans le cas où les factures n’ont pas été émises au nom de la société, il sera tout de même possible pour les intéressés, de refacturer la société en nom propre en listant les dépenses engagées. Dans ce cas, il ne sera pas possible de déduire la TVA sur les dépenses. Toutefois, nous ne recommandons pas ce genre de pratique.

Enfin, la liste des dépenses engagées préalablement à la création de l’entreprise, doit être annexée aux statuts de constitution.

3- Comment et à quel moment la société peut rembourser les dépenses engagées ?

Une fois la société immatriculée au registre du commerce et des sociétés, la banque ouvre un compte opérationnel. Si le capital libéré le permet, les associés et dirigeants pourront procéder au remboursement de frais engagés par chacun d’eux.

Les fonds disponibles doivent être suffisant pour rembourser les sommes dues. Si ce n’est pas le cas, il faudra attendre que la société démarre son activité et génère suffisamment de trésorerie pour couvrir ses frais de fonctionnement et en même temps rembourser les personnes concernées.

4- Quel incident comptable et fiscal

D’un point de vue comptable, les justificatifs seront comptabilisés dans les comptes par type de dépenses. Une dette sera comptabilité en compte courant.

D’un point de vue fiscal, dès lors que les conditions de fond et de forme sont respectées, les dépenses sont intégralement déductibles et la TVA inhérente, récupérable. Il est important de préciser que si l’une des conditions n’est pas respectée, le remboursement sera remis en cause par l’administration fiscale.

Pour les investissements importants, la société pourra dès la première déclaration, procéder à une demande de remboursement de TVA afin de reconstituer rapidement un fonds de roulement pour l’entreprise en plein démarrage.

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