Tout savoir sur l’obligation du dépôt des comptes annuels
Certaines sociétés ont l’obligation de déposer leurs comptes annuels auprès du tribunal de commerce dont ils dépendent. L’obligation est prévue par l’article 232-21 à 25 du code de commerce. Les comptes doivent être déposés avec un ensemble de documents complémentaires, dans un délai définit par la loi.
Le dépôt des comptes est une formalité juridique, totalement indépendante et différente de l’obligation fiscale concernant la déclaration de la liasse fiscale.
Cette obligation relève de la responsabilité du dirigeant d’entreprise qui peut demander à son cabinet d’expertise comptable ou à son avocat de l’assister dans cette démarche.
1. Qui est concerné par l’obligation de dépôt des comptes
Sur le principe, toutes les organisations dites « sociétés », ont l’obligation de déposer les comptes annuels. Ce qui exclut donc l’ensemble des entreprises individuelles, micro entrepreneur, et autres activités exercées en nom propre.
Les principales sociétés et entités concernées sont les suivantes :
- Toute société à responsabilité limitée : SARL, EURL, SARLU
- Les SAS, SA et SCA, sociétés par actions.
- Les SELARL, SELAS et toutes autres sociétés d’exercice libéral
- Les sociétés étrangères qui ouvrent un bureau de représentation en France et déclarent un établissement.
- Les SNC, SCS et toutes autres sociétés de personnes détenues exclusivement par d’autres sociétés elles même soumises à l’obligation du dépôt des comptes annuels.
- Les associations qui reçoivent plus de 153.000€ de subventions par exercice.
2. Quelle est la date d’échéance du dépôt des comptes annuels
Les comptes annuels, comprenant un ensemble de documents doivent être déposés au plus tard dans les 7 mois suivants la date de clôture des comptes annuels. Cependant, lorsque le dépôt se fait par voie dématérialisée, les sociétés ont 2 mois à compter de l’approbation des comptes.
Coronavirus COVID 19: La date d’échéance du dépôt est prolongée de 2 mois pour les entreprises dont l’exercice est clos entre le 30 septembre 2019 et le 10 Aout 2020.
Préalablement au dépôt, les sociétés ont un délai de 6 mois maximum, à compter de la date de clôture des comptes, pour réunir l’assemblée générale ordinaire annuelle qui statuera et approuvera les comptes.
3. Quelles sanctions en cas de non dépôt
Le refus de déposer les comptes annuels est une infraction au code de commerce. Le tribunal peut alors sanctionner la société en infraction d’une amende de 1500€ et établir une injonction sous astreinte de déposer les comptes. Dans les cas extrêmes, et cela est déjà arrivé, le président du tribunal de commerce peut prononcer la radiation administrative de la société. Une mention est alors portée sur le kbis de la société concernée.
Afin de lever cette sanction administrative, il faudra réaliser l’ensemble des injonctions prononcées par le tribunal et demander au report de radiation par le biais du Cerfa M2.
4. Quels sont les documents à fournir pour la déclaration des comptes annuels
En fonction du type de société, de sa taille, et de la détention du capital, les documents à déposer peuvent différer.
De manière générale, le dossier doit comprendre les documents suivants :
- Les comptes annuels : Il s’agit d’une présentation comptable comprenant le compte de résultat, le bilan avec l’actif et le passif, ainsi que les annexes. La liasse fiscale est destinée au service des impôts des entreprises et non au tribunal de commerce. L’annexe fait principalement état des cautionnements, avals et garanties données par les sociétés.
Les « micros entreprises » définies par l’article D.123-200 du code de commerce, qui ne dépassent pas 2 des trois seuils suivants, peuvent être exemptés de l’obligation du dépôt du rapport de gérance. (Total Bilan <350.000€ ; Chiffre d’affaire < 700.000€ ; effectif < 10 personnes).
- Le rapport de gérance : Ce document présente les indicateurs et montants importants de l’exercice comptable concerné. La société présente également les variations des chiffres d’une année sur l’autre (ex : variation du chiffre d’affaires, du résultat, etc…). Le rapport de gérance fait état de la situation de la société, et des évènements survenus.
Les « petites entreprises » définies par l’article L.232-1 du code de commerce, qui ne dépassent pas 2 des trois seuils suivants, peuvent être exemptés de l’obligation du dépôt du rapport de gérance. (Total Bilan <4.000.000€ ; Chiffre d’affaire < 8.000.000€ ; effectif < 50 personnes). Cette dispense ne concerne pas les sociétés d’activité financière (banque, assurance, …). - Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle : Une fois l’assemblée constituée, un procès-verbal retranscrit les décisions concernant la proposition d’affectation du résultat, l’approbation des comptes annuels. L’assemblée nomme selon cas, commissaire aux comptes et approuve les conventions réglementées, etc…
- Le rapport du commissaire aux comptes pour certaines sociétés : Le commissaire aux comptes nommé à pour mission de certifier de la sincérité, de la régularité et de la fidélité des comptes annuels au travers de son rapport.
Les sociétés soumises à l’obligation de tenir des comptes consolidés devront également fournir une présentation consolidée de l’ensemble des documents ci-dessus.
Les comptes annuels devront porter la mention « certifié conforme » ainsi que la signature du représentant légal de la société, et les autres documents devront être paraphés et signés par les signataires.
5. Comment ne pas publier ses comptes
Si vous souhaitez respecter l’obligation du dépôt des comptes annuels et mais que vous ne souhaitez pas que ceux-ci soient rendus publics, vous avez la possibilité de faire une demande au tribunal de commerce. Il faudra fournir, annexé aux comptes, une lettre d’option de confidentialité grâce à laquelle, vos concurrents, vos partenaires, par exemple, ne pourront pas accéder à vos données financières.
Cette option est possible qu’à la condition que la société soit considérée « micro-entreprise » au sens de l’article D.123-200 du code de commerce (seuils évoqués ci-dessus).
Les « petites entreprises définies par l’article L.232-1 du code de commerce, ont quant à elles, la possibilité de demander la non publication du compte de résultat uniquement.
Modèle de lettre d’option de confidentialité des comptes
6. Quel est le coût du dépôt des comptes annuels
Il existe plusieurs façons de déposer les comptes au tribunal de commerce compétent. Vous avez la possibilité de transmettre tous les documents par courrier, mais vous pouvez également les déposer sur place ou en passant par voie dématérialisée sur le site infogreffe.fr. Pour connaitre le greffe dont vous dépendez, cliquez ici.
Pour le dépôt des comptes annuels « classiques », le coût est de 45.28€ par courrier. Le coût est de 47.50€ pour le dépôt en ligne, via le site infogreffe.fr.
Le dépôt des comptes annuels avec consolidation coute 90.56€ par courrier et 95.28€ en ligne.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.